把名片扫描成数据就不占地方了

1 如何整理大量不经常翻阅的名片

堆积成山的名片最愁人。很多人觉得“人脉是宝贵的财富”，所以名片不能随便扔，应该留着。要不干脆把名片扫描成数据吧？从成堆的名片里翻出想要的那一张很费事，搜索扫描数据也很费事，但后一种方法的好处是它不占地方啊！有条件的朋友可以用带OCR功能的扫描仪，把名片上的文字转换成可以搜索的文字数据，这样搜索起来就方便很多。不过随着时代的发展，留存名片的必要性已经大不如前了，因为我们可以使用邮箱的搜索功能从签名栏中提取信息。

1|区分“留下实物”和“扫描成数据”

如果以“要不要处理掉”为标准，可能会很难取舍。把判断标准改成“有没有必要留下实物”会更容易区分。

2|全部扫描存档

可以用导轨，没有导轨的机型就平铺。如果名片本来就按行业或首字母分过类，那就分批扫描。没分过类的话，随机排列即可。

3|用碎纸机处理“不留实物的名片”

扫描名片的最终目的是“处理掉无用的物品”，所以不用保留实物的名片要当场送进碎纸机。

4|把留下的纸质名片放到容易拿取的位置

需要保留的名片肯定都很常用，应该放在抽屉里容易拿取的位置。整理完之后，抽屉里就只剩下用得上的名片，查找方便，效率自然更高。

2 整理新名片的3个步骤

把积攒很久的大量名片全部扫描成数据的确累人，但我们可以给自己定一条规矩——“以后每次拿到新名片，都要立刻转成电子数据”，这样就不怕管理不好名片了，联系方式也会更容易找到。现在市面上有各种各样的名片管理App，我用的是可以统一管理各类文件与数据的Evernote。一拿到新名片，我就会打开手机上的Evernote客户端把名片“拍”下来。收费版名片管理App的功能更强大，扫出来的PDF文件不但能用关键字搜索，而且要找任何信息都能迅速锁定，深得我心。

有的公司管理严格，不允许员工使用第三方服务。有些人则是工作太忙，根本没时间把这类工具研究透彻。如果你也属于这两种情况，不妨参考P22介绍过的方法，用公司的设备扫描名片，将其保存在电脑里。

1|做笔记

拿到名片后，要及时记录日期、见面场景等识别特征。

2|扫描名片

立刻将名片上的信息转化成电子数据。可以使用Evernote、手机里的名片管理App或办公室里的扫描仪等。

3|处理掉或放至名片专区

不需要保留实物的，粉碎掉。要保留的，放进抽屉里的名片盒。

MINI COLRMN

Evernote不仅能整理名片，还能统一管理纸质资料

我为什么要用Evernote管理名片呢？因为它能统一管理所有纸质资料，比专门下载一个App管理名片更省事。我的Evernote里有便条笔记、活动通知以及可能需要查阅的资料……搭配Scan Snap扫描仪，就能批量扫描纸质资料，自动导入至Evernote。而且它有OCR功能，能用关键字搜索资料的内容。多亏了这些好帮手，我终于能放心大胆地处理纸质资料，再也不用囤废纸了！