2.4 为符合条件的数据设置格式
通过使用Excel中的条件格式功能，用户可以让Excel为符合条件的数据自动设置指定的格式。换句话说，为数据和单元格设置的格式完全由数据本身和用户设置的条件决定。当数据发生变化时，Excel会自动检查当前数据是否符合设置的条件规则，如果符合，则继续应用设置好的格式，否则将清除已设置的格式，从而使格式设置变得更加智能。
2.4.1 使用内置的条件格式
Excel内置了很多条件格式，它们可以满足一般应用需求。在功能区“开始”|“样式”组中单击“条件格式”按钮，弹出如图2-34所示的菜单，“突出显示单元格规则”“项目选取规则”“数据条”“色阶”和“图标集”是Excel内置的5种条件格式，它们的功能见表2-3。
图2-34 选择Excel内置的条件格式规则
表2-3 内置条件格式规则的功能
选择要设置条件格式的单元格，然后从图2-34菜单中选择一种条件格式规则，如“突出显示单元格规则”，在子菜单中选择一个具体的规则，如“大于”。此时会打开如图2-35所示的对话框，在左侧设置一个基准值，如3 500，在右侧选择当单元格中的值大于基准值时，为单元格设置的格式。
设置好后单击“确定”按钮，Excel将自动为选区中所有大于3 500的单元格设置格式，如图2-36所示。
提示：如果想要自定义设置符合条件时的格式，则可以在类似前面打开的“大于”对话框的“设置为”下拉列表中选择“自定义格式”命令，如图2-37所示，然后在打开的“设置单元格格式”对话框中设置所需的格式。
图2-35 设置条件格式规则
图2-36 设置条件格式后的效果
图2-37 选择“自定义格式”命令自定义设置格式
如图2-38所示显示了使用其他类型的内置条件格式的效果。
图2-38 使用不同内置条件格式的效果
2.4.2 创建基于公式的条件格式规则
虽然Excel内置了很多条件格式，但是仍然无法满足灵活多变的应用需求。通过创建基于公式的条件格式规则，可以让格式的设置完全由公式的计算结果决定。
与创建基于公式的数据验证规则类似，在条件格式规则中创建的公式也需要返回逻辑值TRUE或FALSE，如果返回的是数字，那么0等价于逻辑值FALSE，非0数字等价于逻辑值TRUE。当公式返回逻辑值TRUE或非0数字时，将自动为单元格设置由用户指定的格式，否则不为单元格设置任何格式。
要创建基于公式的条件格式规则，需要在功能区“开始”|“样式”组中单击“条件格式”按钮，然后在下拉菜单中单击“新建规则”命令。打开“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，进入如图2-39所示的界面，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入所需的公式，然后单击“格式”按钮设置符合条件时应用的格式。
如图2-40所示，如果想要快速标记出同名商品的销售记录，那么就可以通过创建基于公式的条件格式规则来实现，操作步骤如下：
图2-39 创建基于公式的条件格式规则的操作界面
图2-40 包含同名商品的销售记录
（1）选择要设置条件格式的数据区域，本例为A2:C6。
（2）在功能区“开始”|“样式”组中单击“条件格式”按钮，然后在下拉菜单中单击“新建规则”命令。
（3）打开“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入下面的公式，如图2-41所示。
注意：确保公式中的单元格的相对引用和绝对引用的位置与上面的公式完全相同，否则可能会得到不同的结果。单元格的引用类型将在第3章进行介绍。
（4）单击“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“填充”选项卡，在“背景色”区域中选择一种颜色，如图2-42所示。
图2-41 输入用于条件格式规则的公式
图2-42 设置要为单元格设置的背景色
（5）单击两次“确定”按钮，依次关闭打开的对话框，选区中所有同名的商品所在的行将被设置为灰色背景色，如图2-43所示。
图2-43 自动为同名商品所在的行设置背景色
2.4.3 管理条件格式
用户可以随时修改或删除现有的条件格式规则。选择任意一个设置了条件格式的单元格，然后在功能区“开始”|“样式”组中单击“条件格式”按钮，在下拉菜单中单击“管理规则”命令，打开“条件格式规则管理器”对话框，其中显示了为当前选中的单元格设置的所有条件格式规则，如图2-44所示。双击要修改的规则，在打开的“编辑格式规则”对话框中进行修改，或者选择要删除的规则，然后单击“删除规则”按钮将其删除。
图2-44 “条件格式规则管理器”对话框
如果要显示当前工作表中包含的所有条件格式规则，则可以在“显示其格式规则”下拉列表中选择“当前工作表”。如果要显示其他工作表中包含的条件格式，则可以在该下拉列表中选择其他工作表的名称。
如果为同一个单元格或区域设置了多个条件格式规则，那么这些规则的执行顺序以它们在“条件格式规则管理器”对话框中的显示顺序为准，从上到下依次执行，但是可以通过单击“上移”按钮
或“下移”按钮
调整规则的执行顺序。
如果为同一个单元格或区域设置了相同的条件格式规则，但是这些规则具有不同的格式设置，那么可以通过选中相应规则右侧的“如果为真则停止”复选框，以便在符合条件格式规则时，只应用特定规则中的格式，而不是所有相同规则中的格式。
例如，如果为一个单元格区域设置了相同的两个规则，但是这两个规则的格式设置不同，其中一个规则为单元格设置背景色，另一个规则将字体设置为加粗和倾斜。如果在符合规则时只想设置其中一个规则中的格式，则可以选中该规则右侧的“如果为真则停止”复选框。
如果多个规则在格式设置上存在冲突，则只执行优先级较高的规则。例如，一个规则为单元格设置红色的背景色，另一个规则为单元格设置蓝色的背景色，最终为单元格设置的背景色由这两个规则中具有较高优先级的那个规则决定。